Warsztaty ceramiczne? Warsztaty florystyczne?  Jeśli tworzysz ceramikę, makramy, biżuterię, scrapbooking czy inne kreatywne projekty – warsztaty mogą być dla Ciebie świetną formą zarobku i promocji marki. Zanim jednak zaprosisz uczestników do wspólnej pracy, poznaj kluczowe kroki, które pozwolą Ci działać legalnie i spokojnie.

Organizacja warsztatów rękodzielniczych to nie tylko pasja, ale i odpowiedzialność. Jako prawnik zdążyłam już zauważyć, że artystycznym duszom zamykają się uszy na słowo „formalności”. Jak zorganizować warsztaty bez bólu, a jednocześnie zgodnie z przepisami prawa?

Prowadziłam w ostatnim czasie dużo rozmów z organizatorami warsztatów. Na moim profilu na Instagramie możesz znaleźć też nagranie live’a z organizatorką warsztatów, Ritą z Pracowni Lumi. Porozmawiałyśmy sobie od serca i to nie tylko o formalnościach. Na  podstawie swoich doświadczeń i licznych rozmów, pokusiłam się o podsumowanie, czego potrzebuje rękodzielnik, żeby postawić pierwsze kroki w organizacji warsztatów.

Krok 1: Znajdź odpowiednie miejsce

• znajdź lokal z dobrym oświetleniem, wentylacją, dostępem do łazienki
• podpisz umowę najmu lub współpracy
• upewnij się, że możesz bezpiecznie przechowywać materiały

jeżeli to jednorazowy najem, upewnij się czy w lokalu nie znajdują się przedmioty za które możesz być odpowiedzialna/y

Krok 2: Zaplanuj warsztaty i przygotuj materiały

• stwórz listę niezbędnych narzędzi i materiałów dla każdej osoby
• skalkuluj cenę udziału w warsztatach w oparciu o wszystkie koszty które poniesiesz i nie zapominaj ile chcesz otrzymać wynagrodzenia- potraktuj siebie jak swojego pracownika!
• stwórz plan godzinowy – pomaga uniknąć chaosu
• rozważ druk materiałów informacyjnych,  instrukcji, regulaminu lub zgód wizerunkowych (jeżeli uczestnicy nie mają możliwości zapoznać się z nimi online)

Krok 3: Ustal zasady zapisów i płatności

• udostępnij formularz zapisu online (np. Google Forms lub strona www) lub gdy zapisy odbywają się stacjonarnie, odbierz podpisy uczestników potwierdzające zapoznanie się z regulaminem, zasadami bezpieczeństwa czy udzielenie zgód wizerunkowych lub marketingowych,
• określ warunki płatności (czy rezerwacja miejsca wymaga wpłaty z góry?)
• pamiętaj o polityce rezygnacji i zwrotów oraz o poinformowaniu konsumentów o ich prawach

pamiętaj również o swoim interesie, tak żeby nie zaskoczyła Cię konieczność zwrotu środków osobom które nie przyszły na warsztaty lub które w nich uczestniczyły ale dokonały konsumenckiego odstąpienia.

Krok 4: Zadbaj o formalności i bezpieczeństwo

• odbierz zgody na przetwarzanie danych osobowych (RODO) lub jeżeli zbierasz je tylko w celu organizacji warsztatów, upewnij się, że uczestnicy otrzymali wymagane informacje o przetwarzaniu danych
• odbierz zgody na wykorzystanie wizerunku, jeśli robisz zdjęcia i planujesz ich użyć
• przekaż informacje o ryzykach (np. uczulenia, ostre narzędzia) i środkach ostrożności
• przygotuj kompleksowy regulamin warsztatów rękodzielniczych.

Krok 5: Działaj legalnie

• jeśli prowadzisz cykliczne warsztaty – sprawdź, czy musisz zarejestrować działalność
• pamiętaj o ewentualnych obowiązkach względem BDO, US, ZUS
• zadbaj o faktury / rachunki dla uczestników
• jeżeli  masz stronę do zapisu online, zadbaj o wymagany przepisami regulamin
• zadbaj o udzielenie wszystkim uczestnikom informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

Krok 6: Promuj warsztaty

• rozważ promocję w ramach Instagrama, Facebooka, lokalnych grup
• zorganizuj zapisy na newsletter z bonusem (np. listą rzeczy do zabrania na warsztaty lub instrukcją stworzenia własnego dzieła)
• zrób relacje z poprzednich warsztatów – ludzie chcą widzieć, jak wyglądają Twoje warsztaty
• jasno informuj o miejscu i cenie- niech wszystko będzie transparentne i profesjonalne. Czasy „pisz priv” się skończyły!

Organizacja warsztatów rękodzielniczych nie musi być trudna ani stresująca – pod warunkiem, że masz plan i dobre dokumenty.
Zadbaj o spokój swój i uczestników – regulamin warsztatów to podstawa, która rozwiązuje większość problemów, zanim się pojawią.

➡️ Pobierz gotowy wzór regulaminu z instrukcją głosową, który wypełnisz w 30 minut.

W prezencie otrzymasz propozycje checkboxów oraz zgód wizerunkowych i marketingowych do wykorzystania.
👉 Kliknij tutaj, by zobaczyć produkt