Chcesz zostać organizatorem warsztatów? Marzysz o dzieleniu się wiedzą i pasją, ale nie masz pewności, jak to zrobić profesjonalnie? Chyba zgodzisz się ze mną, że profesjonalnie znaczy legalnie i bezpiecznie — zarówno dla uczestników, jak i dla Ciebie.

Z tego artykułu dowiesz się, jak zgodnie z prawem zorganizować warsztaty i szkolenia stacjonarne, na co zwrócić uwagę przy organizacji, jakie postanowienia powinien zawierać regulamin, a także jak zadbać o swoje interesy i ograniczyć ryzyka.

Umowa czy regulamin? — co jest Ci potrzebne?

W przypadku warsztatów stacjonarnych najczęściej wystarczy prawidłowo skonstruowany, czytelny regulamin, zaakceptowany przez uczestnika w momencie zapisu. Umowy indywidualne są potrzebne w sytuacjach mniej typowych (np. warsztaty zamknięte, prowadzone dla firm). W przypadku klientów indywidualnych, którzy zapisują się online, regulamin to podstawa. Pamiętaj, że klient musi taki regulamin wyraźnie zaakceptować. Możesz określić, że akceptacja regulaminu jest warunkiem wzięcia udziału w warsztatach. W żadnym wypadku akceptacja regulaminu nie może być dorozumiana.

Czy musisz mieć regulamin warsztatów?

Prawo nie wymaga wprost, by organizator posiadał regulamin warsztatów, ale jeśli chcesz działać legalnie i zabezpieczyć swoje interesy, to regulamin to Twoja tarcza. Zawierasz w nim nie tylko warunki udziału i zasady rezygnacji, ale też informacje o odpowiedzialności, danych osobowych i wiele innych kluczowych kwestii. Dobrze skonstruowany regulamin może Ci zaoszczędzić wielu kłopotów jak i pieniędzy- i nie mówię tu o oszczędności na karach za łamanie praw konsumenckich czy przepisów o danych osobowych. Regulamin warsztatów rękodzielniczych może Ci pomóc zaoszczędzić np. na konieczności zwrotu całości opłaty przy odstąpieniu w trakcie trwania warsztatów lub przy rezygnacji użytkownika z udziału.

Zorganizuj warsztaty profesjonalnie czyli co powinien zawierać dobry regulamin warsztatów?

• Pełne i prawdziwe informacje o organizatorze
• Zasady zapisu i obowiązki stron (także w przypadku zapisu na warsztaty online)
• Zasady płatności (zaliczka/zadatek, terminy)
• Ceny lub informację o sposobie ich obliczenia lub miejscu zamieszczenia informacji o cenach
• Zasady rezygnacji i zwrotów
• Odpowiedzialność organizatora
• Bezpieczeństwo uczestników (szczególnie przy pracy z narzędziami)
• Zasady dotyczące wizerunku i nagrywania
• RODO — kto i po co przetwarza dane
• Dane kontaktowe organizatora i administratora danych osobowych
• Informacje o miejscu i czasie warsztatów
• Informacje o tym jak można pobrać regulamin na trwały nośnik i jak wygląda procedura jego zmian i sposoby informowania o nich

  Co jeszcze można zawrzeć w regulaminie aby był bardziej profesjonalny?

• Informacje o materiałach
• Informacje o prawach autorskich (np. przy autorskiej koncepcji warsztatów)
• Informacje o możliwości zmian i sposobie o nich informowania
• Informacje o tym czy ilość miejsc na warsztatach jest ograniczona
• Zasady rezerwacji miejsca i kolejności zapisu
• Opis dostępnych metod płatności i terminów ich dokonania
• Informacje odnośnie możliwości odstąpienia i zasad rozliczenia płatności
• Regulacje dotyczące wizerunku uczestników i możliwości nagrywania/fotografowania w czasie warsztatów
• Zasady odwoływania lub zmiany rezerwacji
• Zasady rezygnacji
• Uregulowanie kwestii nieobecności i ewentualnego odrabiania

Zapis online czy stacjonarnie? — Różnica ma znaczenie

Jeśli przyjmujesz zapisy online, musisz pamiętać o przepisach dotyczących zawierania umów na odległość. Oznacza to m.in., że konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy, chyba że przed upływem tego terminu warsztaty się odbędą i poinformujesz go, że wtedy traci prawo do odstąpienia. Do tego konsument powinien wyraźnie zażądać realizacji usługi przed upływem terminu na odstąpienie od umowy.   Postanowienie w regulaminie i odpowiedni checkbox mają kluczowe znaczenie.

Przy zapisach stacjonarnych ten problem odpada, ale warto i tak zadbać o potwierdzenie warunków uczestnictwa.

Zaliczka a zadatek — praktyczne różnice

To jedno z najczęstszych zagadnień, o które pytają organizatorzy warsztatów. W skrócie:

• Zaliczka – podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji z udziału w warsztatach, niezależnie od tego, kto odwoła uczestnictwo.
• Zadatek – co do zasady nie podlega zwrotowi, chyba że to Ty odwołasz warsztaty.

Zaliczka jest kwotą przekazywaną „na poczet” przyszłego świadczenia i podlega zwrotowi, jeśli umowa nie zostanie wykonana – niezależnie od przyczyny. Inaczej wygląda sytuacja z zadatkiem.

Zadatek pełni funkcję zabezpieczającą. Jeżeli uczestnik zrezygnuje bez uzasadnionego powodu, możesz zachować zadatek. Z kolei jeśli to Ty odwołasz warsztaty, uczestnik ma prawo żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości (chyba że inaczej uzgodnicie w umowie).

W sytuacji, gdy do warsztatów nie dojdzie z przyczyn niezależnych od obu stron lub z przyczyn leżących po obu stronach, zadatek należy zwrócić.

Warto dobrze przemyśleć, w jaki sposób uregulujesz tę kwestię w umowie z uczestnikami – zwłaszcza jeżeli chcesz zachować większą elastyczność przy organizacji wydarzeń.

Zorganizuj warsztaty bezpiecznie, czyli jakie są zagrożenia dla organizatora?

Warsztaty to nie tylko miła atmosfera, ale i realne ryzyka:

• Uczestnik zgubi telefon albo zniszczy czyjś drogi przedmiot — określ odpowiedzialność w regulaminie.
• Ktoś skaleczy się nożem do linorytu — zadbaj o informację o zasadach bezpieczeństwa.
• Ktoś nagrywa Twoje warsztaty i wrzuca je na Instagrama — ustal z góry zasady nagrywania.

Pamiętaj, żeby zadbać o dobre ubezpieczenie!

Czy regulamin powinien być napisany prostym językiem?

Zdecydowanie tak. Profesjonalizm to nie prawniczy żargon, tylko czytelne zasady. Dobrze napisany regulamin buduje zaufanie i ogranicza ilość pytań od uczestników.

Zorganizuj warsztaty zgodnie z RODO — o co musisz zadbać?

Przy zapisach zbierasz dane osobowe. To oznacza, że musisz:

• Poinformować o administratorze danych
• Określić cel i podstawę przetwarzania (np. realizacja umowy)
• Zapewnić uczestnikowi prawa (dostęp, poprawianie, usunięcie itd.)
• Zawrzeć odpowiednie klauzule i checkboxy

Jak to wszystko ogarnąć bez stresu?

Jeśli chcesz mieć to z głowy i skupić się na prowadzeniu zajęć, skorzystaj z gotowego regulaminu warsztatów do wypełnienia w 30 minut, z instrukcją głosową krok po kroku. To prosty i bezpieczny sposób, by:

• Działać zgodnie z prawem
• Chronić swoje interesy
• Budować zaufanie uczestników

Sprawdź ten produkt w moim sklepie i zorganizuj swoje warsztaty bez stresu i bez luk prawnych.

[ZOBACZ REGULAMIN WARSZTATÓW Z INSTRUKCJĄ GŁOSOWĄ →]